En service depuis plus de 8 ans, Osteocool est fiable et robuste.
Basé sur Microsoft Access 2007 Runtime (version Access gratuite) ce logiciel est dédié uniquement aux ostéopathes.
Je vais essayer de vous expliquer ma démarche relationnelle et thérapeutique qui a abouti à la création d'OSTEOCOOL.
J'ai réalisé qu'au cours de ma première année d'exercice j'avais stocké beaucoup de papier : des fiches dont la taille n'était jamais adéquate pour peu que je veuille ajouter des antécédents dans l'anamnèse, ou glisser des compte- rendus d'examens complémentaires, ou copies de lettres au médecin ... Il m'a semblé indispensable de rationaliser et de rendre VISUELLE l'évolution de mes patients pour que d'un seul coup d'oeil je me souvienne de son historique et des différentes zones de plainte.
Vous venez de vous intéresser à OSTEOCOOL ? Restez COOL et suivez moi dans la chronologie de la consultation en cliquant en même temps que moi ... Chacun sa rigueur et sa logique, si la mienne vous convient vous verrez ce sera limpide et un gain de temps non négligeable !
QUE FAIRE QUAND UN PATIENT ARRIVE ?
A partir du premier formulaire qui apparaît, je clique sur "plainte et travail ostéo" et le formulaire principal "TRAVAIL" s'ouvre.
Je clique sur NOUVEAU PATIENT et j'initialise toutes ses coordonnées :
- Etat civil
- adresse et différents n° de téléphones pour pouvoir le joindre à tout moment et pour être "moderne",possibilité de mettre n° de FAX et e-mail)
- sa profession : cela peut être utile pour savoir à qui l'on a affaire pour donner des explications adaptées à la compréhension, établir un lien par rapport à sa pathologie, voir donner des conseils d'hygiène de vie ou adaptation du poste de travail etc...
- envoyé par : permet d'identifier sa patientelle,
- tarif : afin de ne pas faire d'impair si il y a plusieurs tarifs
- sport/tabac/alcool/drogue :cases à cocher à titre indicatif rapide (pouvant être récupéré en sélection en cas d'étude statistique, ou mémoire d'étude clinique) ; des précisions sur le type de sport ou la quantité d'alcool ou tabac pouvant être précisés dans la case COMMENTAIRES DU PATIENT .
- MEDECIN REFERENT : Afin de le contacter si besoin en fonction de l'évolution de son patient ou pour courrier (on peut en mettre plusieurs : généraliste, gynéco, psy, kiné, spécialiste....)
- N° de SECU : il est prévu au cas ou la reconnaissance de la profession mènerait à un remboursement(on peut toujours rêver)
- Taille/poids : permet de cibler le patient à un temps "T" et d'en suivre l'évolution si nécessaire (un onglet est réservé à cet effet) mais cela permet dès la première entrevue d'avoir cette donnée qui peut sembler dérisoire (mais on regrette de ne pas l'avoir demandé quand le diagnostic en dépend)
Après avoir fini cette approche "ADMINISTRATIVE" le patient vient avec une ou plusieurs plaintes
Je clique sur / PLAINTE / Il me semble important de traiter chaque plainte séparément car souvent le patient arrive avec un amalgame de sensations et le fouillis psychologique de la douleur se ressent ensuite dans le retour sur le traitement à plus ou moins long terme.. Lui demander de s'exprimer avec précision sur la localisation, son antériorité,sa sensation globale et plus précise, le contexte de déclenchement, en lui permettant bien sûr dans le cadre de note sous jacent de s'exprimer plus largement et à vous de voir si vous voulez noter les choses diverses, surtout si vous êtes à l'aise pour taper sur un clavier.... ce logiciel s'adapte aussi bien aux néophytes du clavier qu'aux pro, car grâce aux cases à remplir il suffit le plus souvent de taper la première lettre pour trouver le mot clé qui définira la localisation ou la sensation du patient grâce à une base de donnée fournie de vocabulaire expressif (cela représente un gain de temps non négligeable...)
Une fois la première plainte définie vous validez et pouvez passer à la suivante.
Lorsque le patient décrit sa plainte, il va faire référence à son passé ou, vous et moi, en temps que thérapeute, allons lui demander ses antécédents traumatiques, médicaux, chirurgicaux etc... afin de constituer une ANAMNESE la plus complète possible : je clique donc sur / ANAMNESE / et là encore les cases vont permettre de la rigueur : classer les pathologies par rubrique médicale et en précisant les années, va permettre au thérapeute et à son patient de faire des analogies entre les plaintes et certains évènements lors de cet interrogatoire ou à posteriori . lorsque j'écrivais sur papier, je n'insistais pas lorsque le patient avait du mal à se souvenir et tout restait flou, j'oubliais des rubriques et si je laissais la question ouverte en demandant s'il n'avait rien à signaler sur le plan médical je me suis aperçue que le patient avait une mémoire très sélective et oubliait parfois de grosses pathologies... car il n'en parle que lorsqu'on met les mains sur la zone. Cela arrive encore aujourd'hui avec le logiciel mais moins fréquemment et c'est à la fois possible de rajouter facilement un antécédent oublié, et plus facile de faire des liens entre les pathologies et les circonstances de sa vie grâce au synoptique qui très visuel permet d'avoir un planning rétrospectif par année et rubrique médicale...
Il semble qu'après ce profil bien étudié, on puisse faire un diagnostic différentiel et travailler en toute tranquillité avec son patient, je mets généralement l'ordinateur en veille et ne le rallume que pour cliquer sur / TRAVAIL/ : afin de mettre noir sur blanc de façon synthétique tout mon cheminement thérapeutique manuel : cela permet là encore d'être clair dans ce que l'on fait, de pouvoir être relu par un remplaçant ou d'envoyer un compte rendu à un confrère si notre patient déménage, ou de faire une relecture de notre démarche lorsque l'on butte sur une zone, ou parfois de s'apercevoir objectivement que l'on revient toujours sur une même tension et peut être renvoyer le patient à son médecin pour examen complémentaire.
Notre mémoire aussi est élastique et bien identifier les zones travaillées est important... Je pense aussi à tous les mémoires de fin d'étude qui pourraient être faits de façon rétrospective en analysant les données concrètes pour établir un protocole de techniques dans certaines pathologies.
La reconnaissance de notre profession pourrait nous amener par ce biais à avoir un dialogue plus objectif et fourni avec d'autre professionnels de la santé.
Donc, dans cette rubrique, je mets la zone exacte travaillée, sa latéralité et comment je l'ai trouvée qualitativement, si je l'ai travaillé en fonctionnel, structurel, myotensif et si j'estime que la zone est à revoir (tout ceci se faisant presque uniquement en cliquant des cases, donc rapide) . J'aligne mes techniques dans l'ordre de la séance et par localisation de plainte si elles sont faciles à dissocier et cela laisse le temps au patient de se rhabiller tranquillement...
Comment finissez vous la séance ? J'imagine que vous le faites régler, comme moi et donc en cliquant sur "HISTORIQUE REGLEMENT" vous voyez apparaître les règlements précédents (ou leur non règlement : ce qui permet de réajuster sans oublier) et en cliquant sur la date du jour de la séance de rentrer le mode de règlement et de l'intégrer, ou NON, dans un facturier (toute somme rentrée dans le facturier pourra donner lieu à un transfert direct en comptabilité), voir d'éditer directement une facture s'il peut se faire rembourser par sa mutuelle.
Ceci peut vous paraître long, mais il s'agit d'un premier rendez vous et vous ne me ferez pas croire que même chez vous avec un papier cela ne prend pas plus de temps qu'un patient qui est déjà venu...
Lorsqu'il s'agit d'un autre patient mais membre de la même famille il suffit d'afficher le membre que vous connaissez et vous cliquez sur /COPIE PATIENT / et vous n'avez qu'à modifier ce qui change dans son identification (quel gain de temps : surtout lorsque vous travaillez dans une ville de "Familles nombreuses" les parents apprécient de ne pas redire leur adresse et N° de téléphone pour chaque enfant !)
Je garde pour la fin ce qui me paraît être l'originalité de ce logiciel : LE SYNOPTIQUE
Il apparaît dès que vous cliquez le nom de votre patient : il vous permet d'un seul coup d'oeil de voir les séances réalisées et les zones traitées par des symboles faciles à reconnaître. Vous avez un aperçu direct de ses plaintes sans avoir à feuilleter dans tous les sens vos papiers ; vous pouvez bien sûr cliquer sur les dates que vous souhaitez pour voir ce qui a été fait ces jours là, par exemple la dernière séance afin de rentrer directement dans le vif du sujet pour les nouvelles avant que votre patient vous parle pendant 5 minutes du temps ou de la circulation ou de la dernière bêtise de son enfant, il verra que vous vous rappelez tout de suite de lui et vous en sera gré ; vous pouvez également cliquer sur la zone qui revient le plus souvent pour analyser ce qui a déjà été libéré et ce qui est à revoir ; cette carte géographique permet vraiment d'intégrer la trame du sujet rapidement en oubliant le patient précédent. Je crois que c'est vraiment ce qui m'a fait quitter mes fiches, et Dieu sait ce que j'ai pu dénigrer l'ordinateur et jurer à haute voix que je ne m'y mettrais jamais... Les rares fois où j'ai eu des pannes sur mon ordinateur, j'ai vraiment eu du mal à reprendre mes fiches.
Symboles utilisés dans le synoptique TRAVAIL :
Plainte enregistrée, mais pas de travail effectué.
Travail effectué sur la plainte
Travail à revoir
Travail terminé
Exemple de synoptique:
Ce logiciel à été testé par une étudiante en ostéopathie, elle s'y est mise en 2 jours et m'a avoué que grâce à la rigueur de mes rubriques ces enseignants avaient été étonnés de ses progrès en anamnèse (rapide, concise et complète) et j'espère que cette partie l'aidera à avoir son clinicat.
Bien sûr, me direz vous, tous le monde n'est pas aussi rigoureux : ce logiciel comporte des cases obligatoires à remplir qui sont minimes et vous pouvez donc en faire le minimum comme le maximum ; mais au moins le minimum permettra quand même d'être exploité pour être visuel et clair... Pour tout panneau vous pouvez rajouter les éléments, effacer,demander de l'aide si vous avez du mal à utiliser le logiciel, et vous avez des boutons de sécurité pour valider les infos afin de ne pas faire de bêtises en cliquant n'importe où sans s'en rendre compte (cela rassure les néophytes comme moi qui n'ont pas forcément la souris très précise...)
OSTEOCOOL comporte beaucoup d'autres applications : possibilité de faire du courrier pour des confrères médicaux, éditer une fiche patient, stocker des documents style compte rendus, photos (ex : déformations de crânes de nourrissons et leur évolution dans le temps au cours des séances...), faire des recherches en vue de mémoires de fin d'étude par pathologie, par techniques utilisées, antécédents, ou tout autre filtre : sexe, ville, âge, médecin traitant...
Ce n'est pas un logiciel de comptabilité mais c'est aussi bien car ce logiciel restera confidentiel et non accessible aux administrations au titre du secret professionnel et vous permet de transférer facilement les sommes que vous souhaitez enregistrer dans votre facturier dans un vrai logiciel de compta... Il me semble plus sain de ne pas tout mélanger : je suis ostéopathe, mon mari informaticien, nous avons donc réalisé un logiciel pour gestion de patientelle en ostéopathie, et nous laissons le soin aux comptables des réaliser des logiciels de comptabilité conseillés par les associations de gestion agrées et reconnus par les administrations fiscales...
Il ne vous reste plus qu'à l'utiliser, et à nous faire part de vos observations afin peut être de l'affiner en fonction de vos demandes... Si mon expérience peut servir à d'autre, j'en serai ravie, sinon bien sûr, l'essentiel et d'être à l'écoute de nos patients et de les aider à se libérer de leurs tensions ...et pour cela, je n'ai rien à vous apprendre, vos mains et votre coeur savent faire... Bon cheminement ostéopathique à tous, avec ou sans papier, avec ou sans ordinateur !
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